Donaciones: el Detrás de Cámaras de las Colectas

#ActitudPuraVida

Las colectas de donaciones que llevamos adelante surgen cuando una organización nos contacta porque están pasando por un momento difícil y precisan soluciones concretas y efectivas a una carencia puntual. Cuando recibimos esos pedidos, nos acercamos a la institución para conocer su trayectoria y dimensionar si estamos en condiciones de acercar una solución. Por qué es importante evaluar nuestra ayuda? Porque detrás de cada pedido de donación hay una planeación que suele quedar invisible. Hoy compartimos nuestra experiencia en primera persona.

Pasos previos. Antes de lanzar una colecta de donaciones debemos pensar en donde vamos a acopiar las cosas que precisamos. No es lo mismo, por ejemplo, esperar recibir 10 mochilas escolares que 200, por dar un ejemplo. En nuestro caso, las colectas casi siempre son para terceros por lo cual un par de días o hasta un par de semanas, el espacio debe estar a disposición para depositar las cosas hasta que se trasladen a su destino final. 

Luego de definir el espacio, definimos un horario de recepción de donaciones y confirmamos contar con nuestro equipo para recibir las donaciones, casi siempre es el equipo de contabilidad o de atención a colaboradores, que entre tareas y responsabilidades, se toma minutos para sumarse a cada misión. Volviendo con el ejemplo, no es lo mismo recibir y subir por las escaleras 3 pares de zapatillas que 4 enciclopedias de 30 tomos cada una. El peso y el volumen varían, por eso, saber con cuantas manos contamos, varía según el  formato de la donación.

Tenemos el espacio definido, el horario de recepción y el equipo que va a recibir a la gente que se acerque, así que con toda esa información, nuestro equipo de Comunicación y Diseño produce los flyers y define una estrategia de difusión en redes sociales, redes de contacto institucionales, e- mails, prensa de ser necesario y otras plataformas de difusión para ONGs.

Salimos a la cancha. Lanzamos la convocatoria en redes sociales, vía mail y activamos redes de contacto, resolvemos dudas de los donantes y poco a poco vamos recibiendo las donaciones. Recomendamos siempre que todas las cosas estén limpias, en excelente estado o nuevas. Las personas que precisan las donaciones no tienen los recursos ni el tiempo para arreglarlas o limpiarlas. Recordemos que llevamos la bandera de la donación como un acto de compartir con generosidad lo que tenemos no como regalar lo que no nos sirve. La diferencia es abismal.

Un tema recurrente que experimentamos es que las personas se pueden sumar con donaciones pero por diversas cuestiones no se pueden acercar al lugar de acopio pactado y nos piden acercarnos nosotros. Que significa eso? Que debemos sacar recursos de nuestro bolsillo para pagar un servicio de mensajería o hacer una convocatoria paralela para que un vehículo se acerque a diferentes puntos a buscar las donaciones. Por esa razón, la mayoría de las colectas invitan a las personas a acercarse al lugar de acopio.

Cuenta regresiva. Llegando a la fecha límite de cierre de la colecta, puede pasar que no se llega a la cantidad de donaciones que se espera, por lo cual hay que redoblar las apuestas en los canales de difusión y hacer más ruido. En este punto es clave que todas las personas que ven la convocatoria de pedido mutipliquen el mensaje entre sus contactos porque debemos llegar a los ojos de quienes se pueden sumar. Empresas o comercios son un objetivo super importante en estos casos, así que a compartir futuras colectas por favor!

Llegando a buen puerto. Una vez se tiene la cantidad de donaciones esperadas repasamos que todo esté en orden. Dedicamos varias horas a revisar lo que hemos recibido que aunque llegue limpio y casi listo debe ser examinado. Nos tomamos el tiempo para evaluar, clasificar, embalar y etiquetar. De esta manera, evitamos que durante la logística de entrega los paquetes sean adulterados.

Ahora es el momento de disparar mensajes a nuestros vehículos amigos y solidarios para trasladar las donaciones del lugar de acopio al lugar de destino o bien, a la empresa de envíos que hará llegar todo a destino. Las comunidades reciben las donaciones con una gratitud inmensa.

Así vivimos una colecta de donaciones.

Por Martha Lucía Soto para Proyecto Pura Vida